Hansen integritetspolicy

Information om Hansens behandling av personuppgifter

Genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur dina personuppgifter behandlas av Hansen.

Ansvarig för behandlingen av personuppgifter

Hansen Event & Conference AB, 556405–0267, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som
behandlas i samband med de tjänster som vi erbjuder till våra kunder och samarbetspartners. Vid frågor om
denna policy eller vår behandling av personuppgifter kan du kontakta oss på:

• E-post: info@hansen.se
• Post: Personuppgiftsombudet, Hansen, Stampgatan 14, 411 01 Göteborg.

Behandling av personuppgifter

I samband med att du registrerar dig till ett event som Hansen anordnar, eller om du på något annat sätt
interagerar med oss, samlar vi in dina personuppgifter.

Vilka uppgifter vi samlar in

I samband med våra tjänster som rör företagsevent kan vi samla in följande typer av personuppgifter om
anställda eller representanter för våra företagskunder:

• Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer, befattning.
• Arbetsrelaterad information: företagets namn, företagsadress, avdelning.
• Information för evenemang: kostpreferenser, allergier, särskilda önskemål för logistik, klädstorlek, etc.

Vi samlar endast in uppgifter som är nödvändiga för att uppnå syftet med behandlingen.

Ändamål och rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• Tillhandahållande av tjänster: För att planera och genomföra företagsevent enligt avtalet med vårt
  kundföretag.
  Rättslig grund: Avtal (artikel 6.1 b GDPR), Samtycke (artikel 6.1 a GDPR)
• Kommunikation: För att hålla kontakt med representanter från våra företagskunder – före, under och
  efter evenemang.
  Rättslig grund: Avtal (artikel 6.1 b GDPR), Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR)
• Fakturering och bokföring: För att fullgöra ekonomiska och administrativa skyldigheter.
  Rättslig grund: Avtal (artikel 6.1 b GDPR), Rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c GDPR)
• Eftermarknad och marknadsföring: Skicka information och erbjudanden om framtida event till
  kontaktpersoner, i den mån dessa har gett sitt samtycke eller då det finns ett berättigat intresse.
  Rättslig grund: Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR), Samtycke (artikel 6.1 a GDPR)

Hur samlar vi in personuppgifter

Huvudsakligen samlar vi in dina personuppgifter direkt från dig i samband med att du exempelvis registrerar
dig för något av våra event, genom kommunikation via e-post, telefon eller liknande. Det kan även hända att
vi får dina uppgifter från din arbetsgivare om denne är kund till oss.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behåller personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka uppgifterna
samlades in, eller så länge som det krävs enligt lag. Personuppgifter som inte längre behövs raderas.

• Eventinformation raderas senast 120 dagar efter avslutat event, eller tidigare om så avtalats.
• Bokföringsuppgifter bevaras enligt lag i minst sju år.

Du kan när som helst kontakta oss och antingen återkalla ditt samtycke, eller begära att vi raderar dina
uppgifter.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med:

• Samarbetspartners och underleverantörer: Exempelvis hotell, flygbolag, teknikleverantörer, etc.
  Uppgifter delas endast i den utsträckning det krävs för att utföra eventet.
• Myndigheter: Om vi är skyldiga enligt lag att dela information.

Våra samarbetspartners är alltid skyldiga att behandla personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, samt enligt våra instruktioner.

Överföring av personuppgifter till tredje land

Vi strävar efter att endast behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Om vi i undantagsfall behöver
överföra uppgifter till ett land utanför EU/EES sker detta endast om lämpliga skyddsåtgärder finns på plats, till
exempel om EU-kommissionen har beslutat att det föreligger adekvat skyddsnivå i det andra landet, eller
lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer att dina rättigheter skyddas. Om du vill få en kopia av de
skyddsåtgärder som Hansen vidtagit, eller information om var dessa gjorts tillgängliga kan du få detta genom
att kontakta oss, se kontaktuppgifter.

Dina rättigheter

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du vissa rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter.
Du har rätt till:

• Tillgång: Du kan begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig.
• Rättelse: Du kan begära att felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättas.
• Radering: Du har rätt att begära att dina uppgifter raderas om de inte längre är nödvändiga för de
  syften de samlades in för, eller om behandlingen baseras på ditt samtycke.
• Begränsning av behandling: Du kan begära att behandlingen begränsas under vissa omständigheter.
• Invändning: Du har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som sker på grund av berättigat intresse.
• Dataportabilitet: I de fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av samtycke eller avtal har du rätt att få ut dina uppgifter i
  ett strukturerat eller maskinläsbart format, om det är tekniskt möjligt.

För att utöva dessa rättigheter, vänliga kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges under ”Kontakt”.

All kommunikation och samtliga åtgärder som Hansen vidtar med anledning av dina rättigheter tillhandahålls
kostnadsfritt. Hansen förbehåller sig rätten att vid uppenbart ogrundade eller orimliga begäranden att
antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information
eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Skydd av personuppgifter

Hansen vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig
åtkomst, förlust, ändring och otillåten spridning. Våra säkerhetsåtgärder inkluderar exempelvis kryptering,
brandväggar och åtkomstkontroll.

Ändringar i denna policy

Vi förbehåller oss rätten att närsomhelst uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen av policyn
kommer alltid att finnas tillgänglig på vår hemsida.

Klagomål

Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge
klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten eller annan behörig tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över
företags hantering av personuppgifter.

Kontakt

Om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan eller annars vill komma i kontakt med oss med anledning av vår
behandling av dina personuppgifter kan du göra detta genom att kontakta Hansen på info@hansen.se eller
skriv ett brev till ”Personuppgiftsombudet, Hansen, Stampgatan 14, 411 01 Göteborg”.

Datum för senaste ändring: 2024-10-24

Vi har fått förtroendet att skapa upplevelser åt några av Sveriges största företag.