Hansen Integritetspolicy

Behandling av personuppgifter
I samband med att du registrerar dig till ett event som Hansen anordnar, eller om du på något annat sätt interagerar med oss, samlar vi in dina personuppgifter.

Vilka uppgifter vi samlar in
Vi kan samla in följande typer av personuppgifter om eventdeltagare, anställda eller representanter för våra företagskunder och leverantörer, besökare på vår webbplats samt personer som söker arbete hos oss:

• Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer, befattning.
• Arbetsrelaterad information: företagets namn, företagsadress, avdelning.
• Information för evenemang: kostpreferenser, särskilda önskemål för logistik, klädstorlek, etc.
• Hälsouppgifter: uppgifter om allergier, specialkost eller andra behov etc. Dessa uppgifter är känsliga personuppgifter och behandlas endast om du uttryckligen har samtyckt till det.
• Rese- och identitetsuppgifter: passnummer och andra passuppgifter, uppgifter som behövs för bokning av flyg, tåg och hotell.
• Bild- och filmmaterial: fotografier och filmer som tas i samband med event.
• Uppgifter från webbplatsen: IP-adress, enhets- och webbläsarinformation samt uppgifter om hur du använder webbplatsen som samlas in via cookies och liknande tekniker, samt uppgifter du lämnar i vårt kontaktformulär.
• Uppgifter om arbetssökande: namn, kontaktuppgifter, CV, meritförteckning och omdömen.

Vi samlar endast in uppgifter som är nödvändiga för att uppnå syftet med behandlingen.

Ändamål och rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• Tillhandahållande av tjänster: För att planera och genomföra företagsevent enligt avtalet med vårt kundföretag, inklusive deltagaradministration. Rättslig grund: Avtal (artikel 6.1 b GDPR) eller berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR) när avtalet ingåtts med kundföretaget. Hälsouppgifter, till exempel allergier, behandlas med stöd av ditt uttryckliga samtycke (artikel 9.2 a GDPR), som du när som helst kan återkalla.
• Kommunikation: För att hålla kontakt med representanter från våra företagskunder – före, under och efter evenemang.
  Rättslig grund: Avtal (artikel 6.1 b GDPR), Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR)
• Fakturering och bokföring: För att fullgöra ekonomiska och administrativa skyldigheter.
  Rättslig grund: Avtal (artikel 6.1 b GDPR), Rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c GDPR)
• Eftermarknad och marknadsföring: Skicka information och erbjudanden om framtida event till kontaktpersoner, i den mån dessa har gett sitt samtycke eller då det finns ett berättigat intresse.
  Rättslig grund: Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR), Samtycke (artikel 6.1 a GDPR)
• Resebokning: För att boka och hantera flyg-, tåg- och hotellbokningar inför och under event, vilket kräver passuppgifter. Rättslig grund: Avtal (artikel 6.1 b GDPR) och berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR).
• Foto och film: För att dokumentera event och, efter överenskommelse med kundföretaget, använda material i kommunikation. Rättslig grund: Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR) eller samtycke (artikel 6.1 a GDPR) när bilder används i marknadsföring.
• Rekrytering: För att hantera jobbansökningar och spontanansökningar. Rättslig grund: Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR). Om vi vill spara din ansökan för framtida rekryteringar ber vi om ditt samtycke (artikel 6.1 a GDPR).
• Webbplats, analys och marknadsföring online: För att webbplatsen ska fungera, för statistik och för riktad marknadsföring via exempelvis Google, Meta, LinkedIn, Microsoft och Leadinfo.Rättslig grund: Nödvändiga cookies används med stöd av berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR). Övriga cookies används endast om du har samtyckt via vår cookiebanner (artikel 6.1 a GDPR och 9 kap. 28 § lagen (2022:482) om elektronisk kommunikation).
• Administration med hjälp av AI-verktyg: Vi använder AI-verktyg i betalversion för att sortera, organisera och fördela uppgifter i deltagar- och kontaktlistor, till exempel rumsfördelning. AI-verktygen används som stöd för våra medarbetare. Inga beslut som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad fattas enbart automatiskt. Leverantören av AI-verktyget får inte använda dina uppgifter för att träna sina modeller.

Rättslig grund: Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR) för effektiv eventadministration, eller kundföretagets rättsliga grund när vi agerar personuppgiftsbiträde. Hälsouppgifter, till exempel allergier, behandlas i AI-verktyg endast om det är nödvändigt och ditt uttryckliga samtycke omfattar det (artikel 9.2 a GDPR). Passuppgifter behandlas i AI-verktyg endast när det är nödvändigt för bokningen.

Hur samlar vi in personuppgifter
Huvudsakligen samlar vi in dina personuppgifter direkt från dig i samband med att du exempelvis registrerar dig för något av våra event, genom kommunikation via e-post, telefon eller liknande. Det kan även hända att vi får dina uppgifter från din arbetsgivare om denne är kund till oss.

Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss. Om du inte lämnar de uppgifter som behövs, till exempel passuppgifter vid resor, kan vi dock inte genomföra bokningen eller ditt deltagande i eventet. Uppgifter om webbplatsbesök samlas in automatiskt via cookies.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi behåller personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka uppgifterna samlades in, eller så länge som det krävs enligt lag. Personuppgifter som inte längre behövs raderas.

• Eventinformation raderas senast 120 dagar efter avslutat event, eller tidigare om så avtalats.
• Ansökningshandlingar raderas senast 120 dagar efter avslutad rekrytering, om du inte samtyckt till längre lagring.
• Rese- och bokningsuppgifter raderas automatiskt efter 120 dagar. Uppgifter om avbokade eller krediterade biljetter sparas i upp till ett år eftersom de kan användas som delbetalning.
• Cookies lagras under den tid som anges i vår cookiebanner.
• Uppgifter som vi för in i AI-verktyg sparas inte längre än de lagringstider som anges ovan.
• Bokföringsuppgifter bevaras enligt lag i minst sju år.

Du kan när som helst kontakta oss och antingen återkalla ditt samtycke, eller begära att vi raderar dina uppgifter.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med:

• Samarbetspartners och underleverantörer: Exempelvis hotell, flygbolag, resebokningssystem, teknikleverantörer, etc. Uppgifter delas endast i den utsträckning det krävs för att utföra eventet.
• IT- och systemleverantörer: leverantörer av e-post och samarbetsverktyg, deltagar- och registreringssystem, affärssystem, AI-verktyg samt webbanalys och annonsering. Dessa behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträden enligt avtal. Leverantörer av webbanalys och annonsering, till exempel Google, Meta och LinkedIn, kan i vissa fall vara självständigt personuppgiftsansvariga.
• Koncernbolag: bolag inom Moment Group, som Hansen ingår i, i den mån det behövs för gemensamma IT-system och administration.
• Myndigheter: Om vi är skyldiga enligt lag att dela information.

Våra samarbetspartners är alltid skyldiga att behandla personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, samt enligt våra instruktioner.

Överföring av personuppgifter till tredje land
Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Vissa av våra leverantörer samt leverantörer av webbanalys och AI-verktyg, kan överföra uppgifter till USA. Sådan överföring sker med stöd av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå (EU-U.S. Data Privacy Framework) eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler. När vi arrangerar event och resor utanför EU/EES kan uppgifter behöva lämnas till exempelvis hotell och arrangörer på destinationen, vilket sker när det är nödvändigt för att fullgöra avtalet (artikel 49.1 b och c GDPR). Om du vill få en kopia av de skyddsåtgärder som Hansen vidtagit, eller information om var dessa gjorts tillgängliga kan du få detta genom att kontakta oss, se kontaktuppgifter.

Dina rättigheter
I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du vissa rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter. Du har rätt till:

• Tillgång: Du kan begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig.
• Rättelse: Du kan begära att felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättas.
• Radering: Du har rätt att begära att dina uppgifter raderas om de inte längre är nödvändiga för de syften de samlades in för, eller om behandlingen baseras på ditt samtycke.
• Begränsning av behandling: Du kan begära att behandlingen begränsas under vissa omständigheter.
• Invändning: Du har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som sker på grund av berättigat intresse.
• Dataportabilitet: I de fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av samtycke eller avtal har du rätt att få ut dina uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, om det är tekniskt möjligt.
• Automatiserat beslutsfattande: Du har rätt att inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inklusive profilering, om beslutet har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad. Hansen fattar inte sådana beslut, inte heller med hjälp av AI-verktyg.
• Återkalla samtycke: Om behandlingen grundas på samtycke har du rätt att när som helst återkalla det. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades.

För att utöva dessa rättigheter, vänligen kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges under ”Kontakt”.

All kommunikation och samtliga åtgärder som Hansen vidtar med anledning av dina rättigheter tillhandahålls kostnadsfritt. Hansen förbehåller sig rätten att vid uppenbart ogrundade eller orimliga begäranden att antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Skydd av personuppgifter
Hansen vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, ändring och otillåten spridning. Våra säkerhetsåtgärder inkluderar exempelvis kryptering, brandväggar och åtkomstkontroll.

Ändringar i denna policy
Vi förbehåller oss rätten att när som helst uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen av policyn kommer alltid att finnas tillgänglig på vår hemsida.

Klagomål
Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten eller annan behörig tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över företags hantering av personuppgifter.

Kontakt
Om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan eller annars vill komma i kontakt med oss med anledning av vår behandling av dina personuppgifter kan du göra detta genom att kontakta Hansen på info@hansen.se eller skriv ett brev till ”Dataskydd, Hansen, Trädgårdsgatan 2, 411 08 Göteborg”.

Datum för senaste ändring: 2026-10-19